KÖZÖSSÉGI HÁZ ÉS KÖNYVTÁR

Iratkezelési szabályzat

1. Az iratkezelés szervezete:

Zalakaros Város Önkormányzat Közösségi Ház és Könyvtárában az iratkezelést a feladattípusoknak megfelelően hagyományos iratkezelési szervezettel látjuk el.

2. Az iratkezelés felügyelete:

Az iratkezelés felügyeletét a Közösségi Ház és Könyvtár vezetője látja el, aki évente ellenőrzi az iratkezelési szabályzat végrehajtását, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén javaslatot tesz a szabályzat módosítására. A vezetőt az iratkezelés felügyeletében tartós távollét esetén a Könyvtár intézményegység vezető látja el.

3. A küldemények átvétele, érkeztetése, felbontása:

A küldemények átvételére jogosult: a címzett vagy az általa megbízott személy, ennek hiányában a Közösségi Ház vezetője, Könyvtár intézményegység vezetője és a közművelődési munkatárs. Küldeményt ezen kívül átvehet a postai meghatalmazással rendelkező személy is.

A Polgármesteri hivatalba érkező, de a Közösségi Ház és Könyvtárnak szóló küldeményeket az iratkezeléssel megbízott dolgozó a lehető leghamarabb eljuttatja a címzetthez.

A postai küldeményeket átvevő személyek ellenőrzik a címzés alakján

a. a küldemény átvételére való jogosultságot,

b. a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét

c. az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.

Amennyiben iktatásra nem jogosult személy veszi át a küldeményt, azt haladéktalanul el kell juttatni a Közösségi Ház és Könyvtár vezetőjének, Könyvtár intézményegység vezetőjének vagy a közművelődési munkatársnak. Sérült küldemény esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon és az iktatókönyvben jelölni kell, illetve soron kívül ellenőrizni kell a küldemény hiánytalanságát (pl. mellékletek). Az esetleges hiányról a küldő szervet, személyt értesíteni kell.

Téves címzés: téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges ossza kell küldeni a feladónak.

4. Az iratok nyilvántartása:

A beérkezett küldeményt az ezzel megbízottak kezelik. A faxon és e-mailen érkezett

küldeményekről másolatot kell készíteni, s iktatásukról hasonlóképpen gondoskodni. A küldemény borítékját véglegesen az iktatandó irathoz kell csatolni, ha

a. az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,

b. a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

c. a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

d. bűncselekmény, vagy szabálysértés gyanúja merül fel.

5. Az iktatás rendszere:

A Zalakarosi Közösségi Ház és Könyvtárban hagyományos módszerrel. Főszámos rendszer alkalmazásával iktatjuk az iratokat. (kézzel iktatókönyvbe)

6. Az iktatás:

A Zalakarosi Közösségi Ház és Könyvtárba érkező, illetve ott keletkező iratokat - ha a jogszabály másképp nem rendelkezik - iktatással kell nyilvántartani. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból az irat beérkezésének pontos ideje, az irat tárgya és a kezelési feljegyzések megállapíthatóak legyenek.

Nem kell iktatni a tájékozatókat, prospektusokat, meghívókat, a folyóiratokat és a pénzügyi bizonylatokat (számlákat). Utóbbiak esetében folyamatos az együttműködés és elszámolás a pénzügyi osztállyal. A bevételi bizonylatokat külön kezeljük, kronologikus rendben, ahogy a Bérleti szerződések másodpéldányát is.

A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett küldeményeken feltüntetjük az iktatószámot, a küldemény tárgyát és elkülönítve kezeljük. Az iratkezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be.

7. Az iktatókönyv és az iktatószám:

Kézi iktatás esetén minden év kezdetén újonnan nyitott, hitelesített, oldalszámozott iktatókönyvet kell használni. A hitelesítést a Közösségi Ház és Könyvtár vezetője végzi.

Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot egy vonallal kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon.

A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján az iktatásra felhasznált utolsó számot követően aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és a hivatalos bélyegző lenyomatának elhelyezésével kell lezárni.

Az iktatószám minden évben eggyel kezdődik.

8. Az iktatási adatok:

Az iktatás során a következő adatokat kell feltüntetni:

a. az iktatás sorszámát (iktatószám)

b. az iktatás időpontját

c. az irat küldőjének azonosító adatait (név, cím)

d. az irat tárgyát

e. az elő- és utóirat korábbi iktatószámait

f. az ügyintéző nevét

g. az elintézés idejét

h. a kezelési feljegyzéseket